Archivage numérique, enjeux
L’harmonisation et la modernisation du système de gestion des documents est primordiale afin de faciliter les recherches de documents au sein de l’organisation et de répondre plus rapidement aux demandes de ses membres.
Leader de la numérisation des documents, GED numérise chaque jour plus de 100.000 pages. De la préparation des documents, la reconnaissance optique des caractères, l’indexation manuelle jusqu’au contrôle et archivage des images numérisées, GED archivage apporte conseil et oriente vers la solution adaptée aux besoins de sa clientèle.
De nos jours, la numérisation remplace les archives papiers volumineux de façon beaucoup plus compacte amenant à faciliter la recherche, la visualisation, l’impression et la distribution de documents. La numérisation permet de reproduire facilement les documents et aussi de sauvegarder des copies électroniques dans des lieux sécurisés. Fini les archives qui se perdent dans un incendie ou des caves inondées. Les documents installés sur un serveur central (sécurisé) peuvent être consultés simultanément et de n’importe où.
Cependant, toute opération de dématérialisation de documents comporte deux enjeux majeurs :
Premièrement, il faut garantir la valeur probante d’un document dématérialisé. Cette dernière doit être assurée dès le moment même de la conception du système d’archivage.
Deuxièmement, il faut s’assurer du respecter des réglementations de conformité en vigueur. Elles peuvent être soit sectorielles, soit réservées à un type de donnée particulier. Chacune des ces règles sont associées à des sanctions, en cas de non respect de celles-ci.
En outre, les projets d’archivage électronique sont complexes. Ils nécessitent une phase de réflexion préalable chez l’entreprise. D’une part, elle doit porter sur la dimension juridique et ce en faisant une identification des contraintes juridiques liées à l’information considérée (durée de conservation, enjeu probatoire, mise en évidence des contraintes éventuelles) ; D’autre part, prendre en compte la dimension technique et organisationnelle qui devra apporter des réponses techniques aux spécifications issues de l’analyse juridique préalable, tout en intégrant les préconisations issues des normes d’archivage.